無論你有多麼有創意或工作有多辛苦，都會產生一些令人討厭的問題，這些麻煩似乎會削弱許多工人的生產力：電子郵件。
沒有這種不那麼現代技術的奇蹟，我們的大多數工作都難以存在。然而在大多數日子裡，電子郵件感覺就像一個巨大的時間吮吸和一個無處不在的待辦事項列表在我們的頭腦中浮現。
它從來沒有這樣！
我是谷歌產品的極客，所以我非常熟悉Gmail的功能。當有人抱怨他們收到多少電子郵件以及管理的難度時，我總是感到困惑。
這並不難。您只需使用工具即可。
我把我最喜歡的一些很少使用的提示，技巧和工具放在一起，使Gmail更容易管理，因為這是我使用的應用程序，它是工作和個人帳戶的常用工具。
如果您使用其他電子郵件應用，則會翻譯其中一些提示，或者您可能會找到類似的設置或工具。如果沒有...切換到Gmail。你為什麼不用它？加入。我不能親自傳播產品。
以下是六種方式來整理您的收件箱，收回您的時間並提高您在工作場所的生產力，作為自由職業者或您的個人生活：
1.配置收件箱
通過此Gmail設置，您可以啟用或禁用收件箱中的標籤：主要，社交，促銷，更新和論壇。
Gmail會自動將您的郵件歸類到這些標籤中，因此您每天都不會在收件箱中放置一個壓倒性的郵件。
例如，如果您收到電子郵件作為郵件列表的一部分 - 例如，時事通訊 - 將包含在“促銷”標籤下。來自您註冊的應用的自動消息將屬於更新。
在大多數情況下，這些不是緊急消息，因此您將能夠專注於主要收件箱中的內容並稍後訪問其他選項卡。
2.創建標籤和過濾器
如果您想手動或比Gmail的標籤允許的更詳細的信息對您的郵件進行排序，您可以使用標籤來完成。
在“設置”中的“標籤”下，您會看到所有默認標籤以及您創建的所有自定義標籤。
創建標籤以幫助您對電子郵件進行排序並查看與特定主題相關的標籤 - 例如，“銷售推銷”。
在“過濾器和已阻止的地址”下，您可以創建過濾器以自動將標籤應用於郵件並執行某些操作。
例如，我通過Google文檔與我的團隊合作，這有助於我接收編輯的評論或評論的電子郵件通知。但如果我不糾結他們，他們會整天堵塞我的收件箱。
我創建了標籤“Google Docs”和一個過濾器，用於將該標籤應用於來自docs.google.com的所有郵件 - 並跳過收件箱。
因此，我的所有文檔通知都在該標籤下整齊排序 - 就像文件夾一樣 - 當需要處理修訂時，我可以打開該文件夾並將其用作待辦事項列表。
3.使用Gmail實驗室
Gmail實驗室是實驗性功能，在自定義收件箱方面有很長的路要走。在Gmail設置下查找實驗室。
像小動作一樣 標記為閱讀按鈕， 可以更輕鬆地導航繁忙的收件箱。
我用 罐裝回應，它保存了常見消息的電子郵件模板 - 比如潛在來源的介紹 - 所以我不必重新發送每條消息的輪子。您可以創建一個預設響應，以快速一致地回答常見問題。
多個收件箱 允許您在Gmail主屏幕上查看已排序的電子郵件，而不是隱藏在標籤或標籤後面。
該 預覽窗格 可以幫助您快速瀏覽大量電子郵件，以您在桌面電子郵件客戶端中習慣的方式打開收件箱旁邊的電子郵件。
4.使用第三方服務讓您的生活更輕鬆
在應用設置之外，您可以通過添加第三方應用，插件或瀏覽器擴展來改善您的收件箱體驗。
Boomerang for Gmail
Boomerang是我最喜歡的Firefox，Chrome或Safari的Gmail插件之一，因為它是關於控制你的時間的。
週一收到客戶的電子郵件，你需要在星期四的會議上發言嗎？將它從雜亂的收件箱中取出，並將Boomerang設置為周四早上返回。
如果您沒有得到回复，您也可以通過Boomerang發送郵件作為提醒，以便跟進。這是一種簡單的方法，可以保持聯繫人的最佳狀態，而無需在收件箱中保持對話或嘗試在頭腦中處理信息。
不過Boomerang最酷的功能之一就是安排稍後發送的電子郵件。
我喜歡在工作日結束時批量處理我的電子郵件，但不希望受到一堆日終回復和任務的影響。迴旋鏢讓我可以按照自己的時間起草電子郵件，並安排他們在晚些時候點擊我的聯繫人的收件箱，就像第二天早上一樣。
收件箱暫停
說到批量發送電子郵件，您是否曾安頓好處理通信，只是看到每次完成一封電子郵件並返回收件箱後列表都會增長？
Gmail加載項收件箱暫停會停止此操作。只需點擊按鈕即可阻止新電子郵件顯示在收件箱中。處理未讀列表，再次點擊按鈕接受新電子郵件（以及暫停時收到的電子郵件）。
Unroll.me
您的收件箱是否因電子郵件訂閱而超支？我發現這些是造成大多數人電子郵件瘋狂的最大罪魁禍首。
Unroll.me通過每天在一個地方“匯總”您的電子郵件訂閱來清理您的收件箱。您將收到一封包含所有訂閱的每日電子郵件，以便於瀏覽。
插入文字
“插入文字”是一種Chrome擴展程序，與“預設回复”類似，您可以為不同類型的郵件保存模板。但它更進了一步。
雖然“預設回复”會使用已保存的消息填寫整個電子郵件，但“插入文本”允許您在電子郵件中的任何位置簡單地插入一大塊文本。
使用它來定制您的簽名給收件人，插入您永遠不會記住的聯繫信息，或包括關於您的公司的標準模糊而不發送表單電子郵件。
5.控制智能手機上的通知
這是一個陳腐的觀察，我們現在對我們的智能手機太過依賴了 — 但它也是如此。即使是千禧一代，我也很困惑我朋友的手機有多忙，而我的iPhone也可以在檢查時玩蟋蟀。
我不是社交蝴蝶或需求領導者，但我知道他們也不是那麼重要。他們只是沒有更新他們的通知設置。
我建議你這週花10分鐘來調整通知 所有 您的應用可以安靜地消除噪音 - 但我會將其保留在Gmail智能手機應用設置中。
管理單獨的帳戶
首先，Gmail應用允許您連接多個電子郵件帳戶，並且您可以為每個帳戶設置不同的設置。
這意味著，例如，您可以完全關閉工作推送通知，只能獲得與手機的個人通信。或者，您可以關閉用於在線購物的電子郵件的通知，但請將其保留用於重要的工作通信。
限制推送通知
在Gmail應用中的每個帳戶中，您都可以為“所有新郵件”，“僅限主要”或“無”設置通知。
如果您希望獲得重要郵件而不會被警報所淹沒，我建議您設置“僅限主要”。
當電子郵件進入您的主要收件箱時，這會提醒您，但會跳過過濾到促銷，更新，社交或論壇的通知。
更進一步，嘗試關閉所有電子郵件通知。只有時間給你發電子郵件 您 選擇看看它。
或者，如果你真的很勇敢，請從智能手機中刪除工作郵件！
不要讓通知控制你
不要翻白眼。你知道這需要說。智能手機通知會在一天中的所有時間讓您遠離任何您正在做的事情。
他們堆積起來，讓你感到忙碌，重要和壓力，他們讓你夜不能寐，讓你覺得你沒有時間和孩子，狗或植物玩耍。
但他們沒有必要。
即使您對您的公司至關重要並且需要隨時可用（我們大多數人都沒有），您可以通過對手機的設置進行一些簡單的調整來安靜地度過一天。
例如：你是否需要使用振鈴器以便每個人聽到你的警報，或者振動是否足夠？
您是否需要振動，或者屏幕上的彈出窗口是否會傳達消息？
你真的需要彈出窗口，或者通知是否只能存在你的通知中心，你每三分鐘檢查一次？
你明白了嗎？ 安靜 你的生活可以得到嗎？
關閉那些尖叫約1,246封未讀電子郵件的徽章。選擇較少侵入性的通知，而不是要求您注意的警報，並利用“停機時間”或“請勿打擾”設置。
這些都不復雜或耗時。花幾分鐘時間控制您的手機，您將更加輕鬆地生活，呼吸和休息。
6.退出電子郵件！
最終，我能提供的最重要的電子郵件理智提示是：盡可能少地使用它。
雖然電子郵件曾經是與同事，客戶或客戶進行通信的最快方式，但它現在是效率最低的方式之一。
大量的應用程序現在可以完成以前的電子郵件工作，而且它們做得更好！
與同事進行持續對話，取消電子郵件，嘗試使用Slack，Google Hangouts或Messages for Mac等聊天應用。
有關團隊項目的協作和反饋，請使用Google的其他應用：
文檔，表格和幻燈片 讓您的團隊創建內容，同時處理相同的文件並跟踪更改和評論。停止通過電子郵件發送附件。
駕駛 允許您以幾乎任何格式上傳，存儲，共享和下載文件，因此您不必通過電子郵件發送文件。
日曆 通過與他人共享時間表來幫助您規劃活動和會議，這樣您就可以快速查看每個人何時忙碌或可用 - 並停止來回發送電子郵件以規劃會議！
形式 幫助您創建調查以在內部或外部收集匿名反饋，或收集員工註冊事件等信息。
要跟踪團隊生產力，任務和項目，請嘗試以下免費應用程序之一：Flow，Trello或iDoneThis。
整理收件箱的最簡單方法是首先避免混亂！
輪到你了：你用什麼Gmail黑客來提高工作效率？
Dana Sitar（@danasitar）是The Penny Hoarder的一名作家。她是為赫芬頓郵報，企業家網站，作家文摘等撰寫的，在任何允許的地方都嘗試過幽默（有時甚至不是這樣）。
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